Como separar o dinheiro da empresa das despesas pessoais

Comece identificando as movimentações

Para separar o dinheiro da empresa das despesas pessoais, identifique a finalidade de cada movimentação, mantenha controles distintos e combine com a contabilidade como registrar retiradas, aportes e situações misturadas. A separação deve ser uma rotina, não apenas a abertura de outra conta.

Se já existe mistura, preserve o histórico. Apagar lançamentos ou mudar classificações sem verificar a origem dificulta a conferência posterior.

Crie uma visão da situação atual

Relacione as contas utilizadas, cartões, meios de recebimento e compromissos recorrentes. Separe despesas empresariais, pessoais e itens que ainda precisam de esclarecimento.

Exemplo ilustrativo: uma compra pessoal paga com recursos da empresa deve ser identificada como tal e encaminhada para o tratamento adequado. O fato de estar no extrato empresarial não transforma a compra em despesa da atividade.

Defina uma regra para novos pagamentos

Combine por onde serão pagos fornecedores e despesas da empresa. Identifique quem pode autorizar uma compra, qual documento deve acompanhar o lançamento e como serão tratadas exceções.

Quando houver mais de um sócio ou pessoa com acesso operacional, todos precisam conhecer a regra. Um procedimento simples, aplicado de forma consistente, funciona melhor do que um controle detalhado que ninguém utiliza.

Organize retiradas e aportes

Registre data, valor, participante e finalidade de cada movimentação entre o empresário e o negócio. A classificação contábil e os efeitos tributários dependem da natureza da operação e da análise técnica.

Não trate automaticamente toda retirada como lucro nem todo depósito do sócio como receita. Leve os dados à equipe responsável antes de concluir como registrar.

Confira o saldo e os documentos

Reserve uma frequência de conferência para comparar controles e extratos. Liste diferenças e documentos faltantes. O saldo bancário isolado não mostra todos os compromissos futuros nem demonstra, por si só, o resultado da empresa.

A ferramenta de fluxo de caixa do Sebrae ajuda a visualizar entradas e saídas. Para a rotina da sua empresa, separe o que já ocorreu das previsões e mantenha critérios de classificação.

Use uma pauta curta de acompanhamento

• Movimentações sem identificação.
• Despesas pessoais pagas pela empresa.
• Retiradas ou aportes que precisam de orientação.
• Compromissos próximos e recebimentos previstos.
• Diferenças entre o controle e o extrato.
• Documentos ainda não entregues.

Se essa organização consome tempo ou depende apenas da memória, veja o atendimento de BPO financeiro. Entenda também o que pode ser delegado e o que precisa de aprovação da empresa.

Checklist para colocar em prática

• Identifique pagamentos pessoais nas contas da empresa.
• Classifique retiradas e aportes com apoio contábil.
• Defina uma rotina de envio de comprovantes.
• Confira saldos e despesas pendentes em data combinada.